نصائح لإدارة الوقت بشكل فعال

بعد الدراسة وتحليل الوقت يتم إنفاقه ، ولماذا يضيع ، وأين يضيع الوقت ، تحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن التغييرات المطلوبة للاستخدام الفعال للوقت. لهذا الغرض ، يمكنك اتخاذ عدد كبير من التدابير العلاجية. إن المحدد الأول والأهم للاستخدام المخطط والهادف للوقت هو تطوير الوعي بقيمة الوقت على جميع مستويات المنظمة. التخطيط وتحديد الأهداف وتحديد الأولويات من الاهتمامات التي يجب معالجتها على الفور، تابعنا على المستثمر العربي.

الوعي بقيمة الوقت المحدد

إنالأول والأهم للاستغلال المخطط والهادف للوقت هو تطوير الوعي بقيمة الوقت على جميع مستويات المنظمة. بمجرد أن تدرك قيمة الوقت كمورد ثمين غير متجدد وقمت بتطوير المهارة لإدارة وقتك من أجل الاستخدام الأفضل ، فمن المحتمل أنك ستكون قادرًا على إلهام فريقك للقيام بالمثل.

كلما عرفت نفسك بشكل أفضل ، كان من الأسهل تحديد الأهداف الشخصية. إذا قضيت بعض الوقت في التحليل الذاتي ، ستصبح أكثر وعيًا بما يعجبك وما لا يعجبك ؛ ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك وما هو أقل أهمية. ستكون بعد ذلك في وضع يسمح لك بتحديد المكان الذي يجب أن توجه فيه جهودك التي هي في حد ذاتها أساس خطة شخصية طويلة الأجل. من المحتمل أن يكون لديك رأي حول مدى جودة عملك. لكن هل فكرت في هذا بالتفصيل؟ يمكن أن يوفر مثل هذا التحليل الذاتي النقدي بعض المعلومات المفيدة للغاية.

التخطيط السليم وتحديد الأهداف وتحديد أولوياتها

لقد أمضيت الآن بعض الوقت في التفكير في كيفية عملك والموارد الأساسية لهذا السلوك. ستكون هناك نقاط قوية للبناء عليها ونقاط ضعف تتطلب بعض الاهتمام. ستمكنك هذه المعرفة من أن تكون أكثر فعالية في إدارة وقتك.

التخطيط هو أحد الوظائف الرئيسية للإدارة. في مرحلة التخطيط ، بناءً على الحقائق الموضوعية ، يتم اتخاذ القرارات حول ما يجب القيام به ، وكيف ومن الذي يجب القيام به ، وما هي الفترة الزمنية المتاحة التي يجب القيام بها. يمكنك تصنيف الأهداف المراد تحقيقها في فترة الخطة على النحو التالي:

• أولوية عالية (يجب تحقيقها)

• أولوية متوسطة (يجب تحقيقها)

• أقل أولوية (يمكن تحقيقها أو التخلي عنها مؤقتًا)

يجب عليك أيضًا تحديد الأولويات بين الأهداف المختلفة على المدى الطويل ، متوسط ​​وقصير المدى لأن الفترة الزمنية المتاحة قد تكون غير كافية لتحقيق جميع الأهداف في نفس الوقت. هناك حاجة إلى مراعاة احتمالية حالات الأزمات التي تتطلب وقتًا إضافيًا مثل الجفاف والأوبئة وما إلى ذلك. يجب أن يكون التخطيط بحيث تكون الأنشطة العادية المحددة زمنياً أقل اضطرابًا. عندما يتم إهمال هذا الاعتبار خلال مرحلة التخطيط ، تزداد حدة الأزمة وتضطر إلى قضاء الكثير من الوقت في العمل على تدابير القتال وتظل تحت الضغط.

يجب أن تشمل الأهداف التي تحددها كلاً من العمل وأوقات الفراغ. فقط عندما يكون لديك فكرة عما تريد أن تفعله في حياتك يمكنك أن تقرر ما عليك أن تقضي وقتك فيه. ليس من السهل تحديد الأهداف الشخصية للفرد. يجب أن يحفزك الهدف على اتخاذ الإجراءات وأن يوفر بعض التركيز لجهودك. النقاط التالية تستحق الدراسة عند تحديد أهداف ذات مغزى.

• يجب تدوين الأهداف.

• يجب أن تكون الأهداف دقيقة وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس.

• يجب أن يكون للأهداف إطار زمني.

• يجب أن تكون الأهداف متوافقة مع بعضها البعض.

تفويض المسؤوليات

يمكنك كمدير الحصول على مزيد من الوقت تحت تصرفك من خلال تفويض المسؤوليات إلى المرؤوسين. يجب السماح للمرؤوس المختار باتخاذ قرارات مستقلة أثناء تفويض السلطة بحيث يمكنك استخدام فترة زمنية ثمينة بشكل مربح لأعمال أكثر أهمية.

عقد اجتماعات منتجة

عقد اجتماعات منتجة ضروري كجزء من العمل. ولكن كما أوضحنا سابقًا ، فإن الاجتماعات غير المثمرة مسؤولة عن إهدار فترة عمل قيّمة. ولتقليل هذا الهدر للوقت ، يجب تقليل عدد الاجتماعات غير المثمرة إلى أدنى حد ممكن. يجب أن يكون الغرض من أي اجتماع واضحًا ويتم توصيله جيدًا للمشاركين مسبقًا. يجب جدولة الاجتماعات في مثل هذه الأماكن والأوقات التي تسهل الحضور السريع لأكبر عدد من المشاركين.

يشكل التحكم في الوقت الذي تستغرقه المناقشات والمداولات والأسئلة جزءًا مهمًا من إجراء الاجتماع. يجب عليك ، بصفتك منظمًا أو رئيسًا ، توخي الحذر الشديد حتى لا تسمح بنقاط غير ذات صلة أو غير مجدولة في عملية المناقشة. يجب أن يبدأ الاجتماع وينتهي في غضون فترة زمنية محددة.

إدارة مشكلة الزوار

يجب على المديرين عدم استخدام سياسة “الباب المفتوح دائمًا” لاستيعاب الزوار من أجل التحكم بنجاح في وقت عملهم. يتم تعيين ساعات محددة لمقابلة الزوار وحتى المرؤوسين. من المفيد دائمًا تحديد ساعة في يوم في الأسبوع للموظفين المرؤوسين المعنيين لمناقشة مشاكلهم والتقدم المحرز في الأنشطة الجارية.

استخدام أجهزة فعالة لتحسين

استغلال الوقت يمكن أن تساعدك عادة ممارسة بعض الوسائل البسيطة والفعالة للتخطيط للاستغلال الهادف للوقت. يسهل الاحتفاظ بتقويم الجيب الجدولة الدقيقة والفعالة للمواعيد والمهام والالتزامات المحددة زمنياً. سيمكنك الاحتفاظ بقائمة المهام التي يتعين القيام بها اليوم على جهاز كمبيوتر محمول من أداء واجباتك اليومية بسلاسة دون اندفاع غير ضروري في اللحظة الأخيرة أو تجنب إبقاء الآخرين في انتظار وصولك أو تعليماتك.

لتطوير ممارسات توفير الوقت في المكتب للإجراءات الروتينية والمتكررة يمكن استخدام “النماذج أو التنسيقات القياسية”.

ترتيبات وقت التخطيط

في المنظمة ، يتم تنفيذ أنواع مختلفة من الأنشطة لتحقيق أهداف محددة ومحددة زمنياً. التخطيط السليم ضروري لتنسيق الأنشطة وللاستخدام الهادف والفعال لساعات عمل الموظفين.